Realizované riešenia

Riadiaca dokumentácia

 

PROBLÉM

Riadiaca dokumentácia v U.S. Steel Košice (USSK) zahŕňa všetky dokumenty od vízií spoločnosti, cez poriadky, štatúty, normy, usmernenia až po riadiace dokumenty týkajúce sa výroby, čo predstavuje vyše 10.000 dokumentov. Spoľahlivá správa takého objemu riadiacej dokumentácie bez podpory vhodným moderným systémom je takmer nemožná.

Keďže spoločnosť USSK už dlhší čas pociťovala potrebu výrazne zlepšiť systém práce s riadiacou dokumentáciou, prijala rozhodnutie realizovať projekt na zavedenie nového systému, založeného na princípoch BPM.

Riešenie podpory práce s riadiacou dokumentáciou malo spĺňať nasledovné očakávania:

  • Modernizovať existujúci systém riadiacej dokumentácie zavedením procesného riadenia.
  • Riadiť kompletný životný cyklus riadiacej dokumentácie.
  • Zabezpečiť časovú a nákladovú úsporu pre používateľov a administrátorov.
  • Distribuovať riadiacu dokumentáciu len tým zamestnancom, ktorých sa týka.
  • Vybudovať elektronický archív platnej a neplatnej riadiacej dokumentácie, vrátane súvisiacich záznamov.
  • Zabezpečiť rýchly a jednoduchý prístup ku všetkým existujúcim údajom o ľubovoľnej riadiacej dokumentácii. Využiť HW a SW platformy využívané v USSK.

 

RIEŠENIE

V zmysle metodológie BPM bol najprv vypracovaný procesný model životného cyklu riadiacej dokumentácie v modelovacom nástroji QPR. Na základe procesného modelu bol navrhnutý automatizovaný systém riadenia všetkých procesov súvisiacich so životným cyklom riadiacej dokumentácie a podporujúci všetky požadované činnosti pri práci s riadiacou dokumentáciou.

Celý systém je úzko previazaný s existujúcou organizačnou štruktúrou USSK, ktorá je udržiavaná a aktualizovaná v HR module ERP systému. Toto prepojenie s organizačnou štruktúrou zabezpečuje, že nový systém pracuje vždy s aktuálnymi informáciami, teda do procesu sú zahrnutí zamestnanci, ktorí sú v čase vykonávania procesu priradení na požadované pracovné miesto. Zmena zamestnanca na pracovnom mieste v HR module sa automaticky v novom systéme zohľadní.

Ďalšie vlastnosti systému, ktoré je potrebné zdôrazniť sú nasledovné:

Procesné riadenie

Proces, ktorý bol v tomto riešení navrhnutý a automatizovaný, podporuje vydávanie riadiacej dokumentácie od vytvorenia návrhu dokumentu, cez pripomienkovanie a schvaľovanie až po vydanie dokumentu a oboznámenie zamestnancov s vydaným dokumentom. Každý zamestnanec, ktorý má prístup do systému, priamo v systéme potvrdí oboznámenie s dokumentom, ak je požadované.

Systém pravidiel

Neoddeliteľnou súčasťou riešenia je systém pravidiel. Pravidlami sa určuje, ktorou vetvou procesu sa bude postupovať pri vydávaní príslušného druhu dokumentu a kto sa bude zúčastňovať procesu. Všetky pravidlá nastavuje administrátor systému podľa požiadaviek zodpovedných používateľov.

Notifikácie

Účastníkom procesu sa môže stať ľubovoľný zamestnanec USSK. Každý účastník procesu je počas vydávania dokumentu notifikovaný o tom, aké sú jeho aktuálne úlohy, čo má urobiť v rámci danej úlohy a aká je lehota na vykonanie pridelenej úlohy. V prípade nedodržania lehoty je o tejto skutočnosti informovaný nadriadený pracovník.

Audit práce

Informácie o priebehu procesu sa ukladajú. Sú to informácie ako napr. kto sa zúčastňoval procesu, ako dlho trvalo vykonanie jednotlivých krokov, čo sa v nich vykonalo. Vždy je možné zistiť u koho sa dokument práve nachádza.


Výber technológie bol prispôsobený štandardom USSK. Pre archív dokumentov bol použitý IBM Content Manager a pre procesné riadenie Oracle Workflow Engine.

 

VÝSLEDOK A PRÍNOSY

Elektronický systém riadenia dokumentácie je systém, ktorý zabezpečuje celý proces vydávania riadiacej dokumentácie organizácie, jej distribúcie a umožňuje sprístupnenie platnej dokumentácie pre všetkých zamestnancov organizácie.

Prínosy riešenia sú:

  • Evidovanie a vyhodnocovanie priebehu procesu.
  • Práca s aktuálnou organizačnou štruktúrou.
  • Upozorňovanie v prípade nedodržiavania termínov.
  • Jednoduché vyhľadanie dôvodu zdržania procesu.
  • Predchádzanie nežiadúcim stavom procesu.
  • Minimalizovanie práce s dokumentmi v papierovej forme.
  • Časová a nákladová úspora.

 

 
Meno: 

Heslo: 

»