Realizované riešenia

Automatizácia schvaľovania faktúr v U.S. Steel Košice

 

PROBLÉM

Schvaľovanie došlých faktúr v takej organizácii, akou je U.S. Steel Košice (USSK), nie je triviálnou záležitosťou. Denne tu spracováva cca 5000 zamestnancov 800 až 1000 došlých faktúr. Mnohé z nich schvaľujú zamestnanci priamo na divíznych závodoch, ktoré sa nachádzajú v rôznych častiach rozľahlého areálu.

Pred zavedením BPM riešenia v USSK nebolo schvaľovanie faktúr v požadovanom čase samozrejmosťou,  nakoľko sa faktúry v papierovej podobe premiestňovali po celom areáli a nebolo možné sledovať, kde sa v schvaľovacom procese práve nachádzajú a zabrániť omeškaniu ich schválenia.

Zlepšenie situácie priniesol projekt Elektronický systém riadenia dokumentácie (EDMS) , ktorý  riešil skenovanie a ukladanie  dokumentov  v elektronickej podobe do centrálneho úložiska, a v rámci ktorého sa automatizovali procesy súvisiacie so schvaľovaním došlých faktúr.

Pri vytváraní riešenia mali byť zohľadnené najmä tieto požiadavky a očakávania zákazníka:

  • Riešenie musí byť prepojené s existujúcimi informačnými systémami.
  • Dokumenty sú dostupné z nových aj z existujúcich aplikácií.
  • Hlavným cieľom automatizácie procesov je skrátenie času a zvýšenie efektívnosti spracovania.

 

RIEŠENIE

Procesy schvaľovania došlých materiálových, výkonových a investičných faktúr sa najprv analyzovali a zaznamenávali pomocou modelovacieho nástroja QPR. Následne sa tieto procesy automatizovali, čo znamená, že systém riadi celý proces elektronického schvaľovania faktúry od daňovej kontroly, cez vecnú, cenovú, finančnú kontrolu, schválenie, formálnu kontrolu až po uvoľnenie faktúry na úhradu.

Automatizáciou riadenia procesu bolo zabezpečené dodržiavanie vopred definovaných pracovných postupov podľa schváleného procesného modelu. Pri takomto spôsobe riadenia sú systémom prideľované úlohy používateľom na vybavenie. Tieto úlohy obsahujú všetky informácie potrebné k vybaveniu na jednom mieste.

Kľúčovými vlastnosťami dodaného BPM riešenia pre schvaľovanie faktúr sú:

Dynamické adresovanie

Automaticky, na základe vyhodnotenia stavu spracovania, systém prideľuje úlohy vopred definovaným adresátom. V konkrétnych prípdoch je možné vybrať adresáta aj zo zoznamu adresátov (ad hoc).

Systémová integrácia

BPM riešenie je prepojené s archivačným systémom, čo umožňuje prístup k dokumentom uloženým v archivačnom systéme. Vďaka integrácii je možná komunikácia s účtovným systémom počas celého schvaľovacieho procesu.

Generovanie likvidačného listu

Po schválení faktúry BPM riešenie automaticky generuje likvidačný list faktúry a jeho elektronická forma sa uloží do centrálneho úložiska dokumentov.

Upozorňovanie na termíny

BPM riešenie sleduje dodržiavanie nastavených časových limitov. Pri ich prekročení upozorňuje na nedodržanie termínov zamestnancov.

Viacjazyčnosť

BPM riešenie podporuje viacjazyčnosť. Výber jazyka si nastavuje používateľ v univerzálnom WEB workflow klientovi.

Monitoring

Počas schvaľovacieho procesu sa uchovávajú údaje o priebehu procesu, t.j. informácie, kto, kedy a akým spôsobom sa zúčastnil procesu schvaľovania faktúry. Tieto údaje je možné zobraziť v textovej, alebo v grafickej podobe.


 

VÝSLEDOK A PRÍNOSY

Automatizácia schvaľovacieho procesu umožňuje jeho neustále zlepšovanie. Najkratšie časy dosiahnuté pri schvaľovaní faktúr sa pohybujú okolo 7 minút. Takéto výrazné skrátenie času bolo dosiahnuté minimalizovaním ľudských zásahov počas procesu.

Tým, že si v USSK zvolili pre podporu spracovania faktúr BPM riešenie dosiahli tiež:

  • Sprehľadnenie procesu a určenie presných pravidiel riadenia procesu.
  • Zabezpečenie včasnej informovanosti pri neočakávaných stavoch.
  • Odstránenie práce s dokumentmi v papierovej forme.
  • Možnosť trvalého zlepšovania procesu. Jednoduché prispôsobenie riešenia požadovaným zmenám.
  • Vytvorenie vhodných predpokladov pre skoré upresnenie cash-flow.


 
Meno: 

Heslo: 

»